物件管理の業務はどこで抜け落ちるのか

問題はたいてい引き継ぎにある

個々のチームは、多くの場合きちんと整理されています。リーシングは見込み客を、財務は請求書を、オペレーションは作業を管理しています。業務が抜け落ちるのはその間、つまり情報を受け渡す必要があるのに、それが確実に届いたか誰にもわからないときです。

リーシングから財務へ

契約が締結されると、財務には賃料、敷金、各種料金、開始日、請求サイクルの情報が必要です。これらが契約書の中にしかなければ、誰かが再入力しなければならず、ミスが生じます。

• 敷金は財務が確認できる場所に記録されているか？
• 契約上の定期料金は、実際に請求される料金と一致しているか？
• 契約期間中に契約内容が変わったとき、誰が財務に伝えるのか？

リーシングからオペレーションへ

入居日は、清掃、点検、鍵の引き渡しの期限でもあります。オペレーションへの連絡が遅れれば、入居者の初日に影響が出ます。

• 予定されているすべての入居と退去にタスクがあるか？
• 引き渡し時に部屋の状態が記録されているか？
• 部屋の準備完了を誰が確認するのか？

オペレーションから財務へ

修繕には費用がかかり、その一部は入居者に請求されます。作業と費用がひも付いていなければ、費用の帰属先がわかりにくくなり、入居者への請求も忘れられがちです。

• 各修繕費用は物件にひも付いているか？
• どの修繕を入居者に請求するか、明確なルールがあるか？

隙間を埋める

最もシンプルな解決策は、共有された記録です。契約、請求書、タスクがすべて同じ部屋と入居者を参照していれば、引き継ぎは誰かが見落とすかもしれないメッセージではなく、記録の更新になります。それこそが Leasemble の根底にある考え方です。