毎月の物件チェックリスト
毎月確認すべき空間、契約、請求書、フォローアップ事項と、それぞれの担当者の決め方。
月次レビューが重要な理由
賃貸ポートフォリオの問題の多くは、大きな損失になる前は小さなものです。3週間空いたままの部屋、来月満了する契約、記録されていない敷金なども、早い段階で誰かが気づけば簡単に対処できます。
短く、繰り返し実施できる月次レビューは、こうした問題をチームで見つける共通の機会になります。目的は長いレポートではありません。意思決定と担当者のリストです。
入居状況と空室
- 現在空室の部屋と、その空室期間
- 今後30〜60日以内に空室になる部屋
- メンテナンスのためにブロックしているが解除できる部屋
- まだ契約に切り替わっていない予約
契約と入居者
- 今後60日以内に満了する契約と、各入居者の更新意向
- 書類や引き渡し記録が不足している締結済み契約
- 不完全な入居者の連絡先や緊急連絡先
- 来月予定されている入居と退去
お金
- 当期に発行した請求書と、発行予定だった請求書の比較
- 入居者別・経過期間別の滞納残高
- 受領済み、預かり中、返金予定の敷金
- まだ物件に割り当てられていない支出
オペレーション
- 2週間以上未完了のタスクと、その理由
- 同じ部屋や建物で繰り返し発生しているトラブル
- 点検、保守、交換の時期を迎えた資産
- 見積もりや承認待ちの仕入先の作業
レビューを行動につなげる
レビューの最後に、各項目に担当者と期日を設定します。担当者のいない項目は、まだ行動とは言えません。毎月同じチェックリストを使えば、リストが短くなっているかどうかをチームで確認できます。
Leasemble では、入居状況ビュー、契約一覧、未収金レポート、タスクフィルターでこのチェックリストの大部分をカバーできます。レビューは新しいスプレッドシートを作る作業ではなく、既存の画面を順に確認する作業になります。