Danh sách kiểm tra bất động sản hằng tháng

Vì sao cần rà soát hằng tháng

Hầu hết vấn đề trong danh mục cho thuê đều nhỏ trước khi trở nên tốn kém. Một phòng bỏ trống ba tuần, một hợp đồng hết hạn vào tháng sau hay một khoản đặt cọc chưa được ghi nhận đều dễ xử lý nếu có người phát hiện sớm.

Một buổi rà soát hằng tháng ngắn gọn, lặp lại đều đặn giúp cả đội có chung một thời điểm để phát hiện các vấn đề này. Mục tiêu không phải là một báo cáo dài, mà là danh sách quyết định và người phụ trách.

Lấp đầy và tình trạng phòng

• Các phòng đang trống và đã trống bao lâu
• Các phòng sẽ trống trong 30 đến 60 ngày tới
• Các phòng đang khóa để bảo trì có thể mở lại
• Các giữ chỗ chưa chuyển thành hợp đồng

Hợp đồng thuê và khách thuê

• Hợp đồng hết hạn trong 60 ngày tới, và từng khách thuê có dự định gia hạn hay không
• Hợp đồng đã ký nhưng còn thiếu giấy tờ hoặc biên bản bàn giao
• Thông tin liên hệ và người liên hệ khẩn cấp của khách thuê chưa đầy đủ
• Lịch nhận phòng và trả phòng trong tháng tới

Tiền

• Số hóa đơn đã xuất so với số hóa đơn dự kiến trong kỳ
• Công nợ quá hạn, nhóm theo khách thuê và theo tuổi nợ
• Tiền đặt cọc đã nhận, đang giữ và cần hoàn trả
• Chi phí chưa được phân bổ cho bất động sản nào

Vận hành

• Việc đang mở quá hai tuần, và lý do vẫn chưa xong
• Sự cố lặp lại ở cùng một phòng hoặc tòa nhà
• Tài sản đến hạn kiểm tra, bảo dưỡng hoặc thay thế
• Việc của nhà cung cấp đang chờ báo giá hoặc phê duyệt

Biến buổi rà soát thành hành động

Kết thúc buổi rà soát bằng cách giao mỗi mục cho một người phụ trách kèm thời hạn. Mục nào chưa có người phụ trách thì chưa phải là hành động. Giữ nguyên danh sách kiểm tra mỗi tháng để cả đội thấy danh sách có ngắn lại hay không.

Trong Leasemble, màn hình lấp đầy, danh sách hợp đồng, báo cáo công nợ và bộ lọc công việc đã bao quát phần lớn danh sách này, nên buổi rà soát chỉ là lướt qua các màn hình có sẵn thay vì lập một bảng tính mới.