Où se perd le travail de gestion locative

Le problème, c’est souvent le relais

Chaque équipe est souvent bien organisée. La location suit ses prospects, la finance ses factures et les opérations leurs interventions. Le travail se perd entre elles, quand une information doit être transmise et que personne ne sait si elle est arrivée.

De la location à la finance

Quand un bail est signé, la finance a besoin du loyer, du dépôt de garantie, des frais, de la date de début et du cycle de facturation. Si ces informations ne figurent que dans le bail, quelqu’un doit les ressaisir, et les erreurs suivent.

• Le dépôt de garantie est-il enregistré là où la finance le verra ?
• Les frais récurrents du bail correspondent-ils aux frais qui seront facturés ?
• Qui prévient la finance quand un bail change en cours de période ?

De la location aux opérations

Une date d’entrée est aussi une échéance pour le ménage, les contrôles et la remise des clés. Si les opérations l’apprennent tard, c’est le premier jour du locataire qui en pâtit.

• Existe-t-il une tâche pour chaque entrée et sortie prévue ?
• L’état de la chambre est-il consigné lors de l’état des lieux ?
• Qui confirme que la chambre est prête ?

Des opérations à la finance

Les réparations coûtent de l’argent, et certaines sont refacturées aux locataires. Sans lien entre l’intervention et la dépense, les coûts sont difficiles à imputer et les refacturations sont oubliées.

• Chaque dépense de réparation est-elle rattachée à un bien ?
• Existe-t-il une règle claire sur les réparations refacturées ?

Combler les écarts

La solution la plus simple est un référentiel commun. Quand le bail, la facture et la tâche renvoient tous à la même chambre et au même locataire, un relais devient une mise à jour de fiche plutôt qu’un message qui risque de passer inaperçu. C’est l’idée sur laquelle Leasemble est construit.