Antes de empezar el ciclo de facturación

La mayoría de los errores de facturación empiezan antes

Los inquilinos rara vez reclaman una factura por un error de cálculo. Las reclamaciones suelen deberse a una lectura de contador que falta, una tarifa desactualizada, una fecha de entrada mal introducida o un pago que se recibió pero no se registró.

Comprobar algunos datos antes de la facturación es más rápido que corregir facturas después.

De tres a cinco días antes de facturar

• Recoge las lecturas de todas las habitaciones con contador y marca cualquier lectura inferior a la del mes anterior
• Confirma las entradas, salidas y cambios de habitación que se hayan producido durante el periodo
• Revisa los cambios de tarifas, como nuevos cargos de aparcamiento, limpieza o servicios
• Registra todos los pagos recibidos hasta la fecha, incluidos los pagos parciales

El día de la facturación

• Genera las facturas en un lote por propiedad para que sean fáciles de revisar
• Comprueba una muestra: un inquilino nuevo, uno que se marcha y uno con consumo por contador
• Busca facturas con importe cero o inusualmente alto antes de enviarlas
• Envía las facturas siempre por el mismo canal para que los inquilinos sepan dónde buscarlas

Después de enviar las facturas

• Fija una fecha de seguimiento para las facturas impagadas y asigna un responsable
• Responde por escrito a las preguntas de los inquilinos y adjunta la respuesta a su ficha
• Revisa el informe de deudas cada semana hasta cerrar el periodo

Haz que el proceso sea repetible

Anota los pasos una vez y reutilízalos. Un calendario de facturación que muestre la fecha de facturación de cada propiedad ayuda al equipo a prepararse con antelación en lugar de reaccionar a final de mes.